○東金市文書管理規程
平成12年３月30日訓令第１号
東金市文書管理規程
東金市文書管理規程（昭和46年東金市訓令第６号）の全部を改正する。
目次
第１章 総則（第１条―第11条）
第２章 文書の収受及び配布（第12条―第15条）
第３章 文書の処理（第16条―第27条）
第４章 文書の施行（第28条―第31条）
第５章 文書の保管及び保存（第32条―第42条）
第６章 補則（第43条）
附則
第１章 総則
（趣旨）
第１条 この訓令は、文書の収受、処理、施行、保管、保存その他文書の取扱いに関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(１) 本庁機関 東金市行政組織規則（平成９年東金市規則第１号）第２条第１号に規定する機関及び会計管理者の補助組織をいう。
(２) 出先機関 東金市行政組織規則第２条第２号に規定する機関をいう。
(３) 部 東金市行政組織条例（昭和48年東金市条例第26号）第２条に規定する部をいう。
(４) 課 東金市行政組織規則第４条に規定する課及び東金市会計管理者補助組織設置規則（平成９年東金市規則第５号）に規定する会計課をいう。
(５) 所管課 当該文書に係る事務を所掌する課をいう。
(６) 文書 本庁機関及び出先機関の職員が職務上作成し、取得し又は発送する文書、図画等をいう。
(７) 完結文書 施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの、供覧によって完結する文書で供覧が終わったものその他これらに準ずる手続の終わったものをいう。
(８) 保管文書 完結文書で、当該文書の施行年度又は施行年を終了後１年を経過するまでの間（以下「保管期間」という。）、所管課において保管するものをいう。
(９) 保存文書 保管期間の終了した文書で、引き続き保存するものをいう。
(10) 回議 起案文書の内容について、起案者の直属系統の上司の承認を受ける手続をいう。
(11) 合議 起案文書の内容が、他の部の事務に関係のある場合において、当該他の部の長の同意を受ける手続をいう。
（文書事務取扱いの原則）
第３条 事務の処理は、文書によることを原則とする。
２ 文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常に事務処理の経過を明らかにし、事務を適正かつ能率的に執行しなければならない。
３ 文書は、ファイリング・システムにより管理するものとする。
（総務課長の職務）
第４条 総務部総務課長（以下「総務課長」という。）は、文書に関する事務（以下「文書事務」という。）の全般を統括する。
２ 総務課長は、各課の文書事務の処理状況を調査し、所管課の長（以下「所管課長」という。）に対し、必要な措置を求めることができる。
（所管課長の職務）
第５条 所管課長は、課の文書事務を管理し、その適正な処理の促進に努めなければならない。
（文書主任等の設置）
第６条 課に文書主任１名及びファイル担当者若干名を置く。
２ 文書主任及びファイル担当者は、所管課長が指定する。
（文書主任）
第７条 文書主任は、副課長の職にある者又はこれに相当する職にある者をもって充てる。
２ 文書主任の職務は、次に掲げる事項とする。
(１) 文書の審査に関すること。
(２) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(３) 文書の分類及び保存期間に関すること。
(４) 文書の保管、ウツシカエ、オキカエ、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(５) 文書事務の適正な処理に関する指導及び改善に関すること。
(６) 前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関し必要なこと。
（ファイル担当者）
第８条 ファイル担当者は、係長又は所管課長の指定する者をもって充てる。
２ ファイル担当者は、文書主任の指示を受け、前条第２項第２号から第６号までに掲げる文書主任の職務を補助する。
（文書の種類）
第９条 文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(１) 例規令達文書
ア 条例 地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条の規定に基づき制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
ウ 公示
（ア） 告示 法令又は権限に基づいて、市民の権利義務に関係のある事項を一般に周知するもの
（イ） 公告 一定の事実を一般に周知させるもの
エ 訓令 本庁機関若しくは出先機関又はその職員に職務に関し命令するもの
オ 指令 申請、出願等に対して行政機関の意思を示達するもの
カ 達 本庁機関、出先機関又は法人、個人等に個別的に行政機関の意思を示達するもの
(２) 一般文書
ア 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司が所属職員に対し、職務の運営上の細目的事項、法令の解釈、運用方針等を指示するもの
イ 通知 特定の相手方に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ウ 依頼 相手方に対し、その義務に属さない一定の事項を行うことを求めるもの
エ 照会 相手方に対し、一定の事項を問い合わせるもの
オ 回答 照会、依頼、協議等に対し、応答するもの
カ 報告 義務を前提として上司又は上級行政機関に対し、事件その他について、事実、経過等を知らせるもの
キ 協議 相手方に対し、一定の事項に関して相談をし、若しくは打合せをし、又は了解若しくは同意を求めるもの
ク 申請 私人が行政機関に対し、又は下級行政機関が上級行政機関に対し、許可、認可、承認、補助その他一定の行為を求めるもの
ケ 進達 申請書、願書等を上級行政機関に取り次ぐもの
コ 副申 他の行政機関に取り次ぐ申請書、願書等に意見を付すもの
サ 諮問 行政機関が附属機関その他の機関に対し、一定の事項について意見を求めるもの
シ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問を受けた事項について意見を述べるもの
ス 建議 附属機関その他の機関がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し、将来の行為に関して意見を述べるもの
セ 願い 職員が上司に対し、又は市民が行政機関に対し、軽易な行為を求めるもの
ソ 届け 法令又は行政機関の命令に基づいて、事前又は事後に一定の事実を届け出るもの
タ 上申 職員が上司に対して、又は下級機関が上級機関に対して事実、意見等を申し述べるもの
チ 内申 主として行政機関の内部における人事に関する事項について、上申するもの
ツ 勧告 権限に基づき、特定の事項について相手方に一定の行為をすること又はしないことを勧めるもの
テ 伺い 事案の処理に当たり、決裁権を有する者の意思決定を受けるためのもの
ト 復命 上司から命ぜられた事項について、その内容、結果等を報告するもの
ナ 証明 特定の事実、事実の真正又は法律関係の有無を公に証するもの
ニ 契約 意思表示の合致した内容を表示し、証するため相手方と取り交わすもの
ヌ 表彰 相手方の功績等をたたえるためのもの
ネ 送付 相手方に対し、文書、物品等を到達させるもの
（文書の記号及び番号）
第10条 文書には、文書記号又は文書番号及び日付を付して処理しなければならない。
２ 例規令達文書の文書記号は、次の各号に掲げる文書の種類に応じ、当該各号に定めるとおりとする。
(１) 条例 東金市条例
(２) 規則 東金市規則
(３) 告示 東金市告示
(４) 公告 東金市公告
(５) 訓令 東金市訓令
(６) 指令 東金市指令
(７) 達 東金市達
３ 例規令達文書の文書番号は、次に掲げるところにより付すものとする。ただし、公告については、文書番号を付さず暦年により管理するものとする。
(１) 条例、規則、告示及び訓令の文書番号は、暦年による一連番号とする。この場合において、以後、元号法（昭和54年法律第43号）に基づく改元があったときは、新たに一連番号を付すものとする。
(２) 指令及び達の文書番号は、会計年度（以下「年度」という。）による一連番号とする。
４ 例規令達文書の文書番号は、総務課長が例規令達整理簿（別記第１号様式）により、管理する。
５ 一般文書の文書記号は、別表第１のとおりとする。
６ 一般文書の文書番号は、所管課ごとに年度による一連番号とし、文書処理簿（別記第２号様式）により所管課長が管理する。
７ 年度内の同一事件の文書については、同一の番号を用いることができる。
８ 同一種類の文書のうち所管課長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。
９ 第１項の規定にかかわらず、次に掲げる文書に関しては、文書記号又は文書番号を付さずに処理することができる。
(１) 辞令、証明、表彰状等に関する文書
(２) 本庁機関及び出先機関の内部又は相互間においてのみ施行する文書であって、軽易な文書
(３) 法令等の規定により文書処理簿に代わるものに記載することとされている文書
(４) 前３号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認める文書
（文書の庁外持ち出し）
第11条 文書は、庁舎の外に持ち出してはならない。ただし、当該所管課長の許可を受けたときは、この限りでない。
第２章 文書の収受及び配布
（到達文書の取扱い）
第12条 市に到達した文書、貨物その他これらに類する物品（以下「文書等」という。）は、総務部総務課（以下「総務課」という。）において収受するものとする。ただし、所管課に直接到達した文書等は、当該所管課において収受することができる。
２ 前項本文の規定により総務課において収受した文書等は、次に掲げるところにより処理し、当該文書等の文書又はその封筒の余白に文書等収受印（別記第３号様式）を押印するものとする。
(１) 当該文書等は、開封しないで、所管課に配布するものとする。ただし、総務課長が開封を必要と認めるものは、この限りでない。
(２) 当該文書等のうち、２以上の課に関係するものは、最も関係の深いと認められる課に配布するものとする。
(３) 当該文書等を配布すべき課が明らかでないときは、総務課長は、市長の決定を受けなければならない。
(４) 親展、秘密その他これらに類する表示のある文書（以下「親展文書」という。）は、開封しないで、親展文書の名宛人又は所管課に配布するものとする。親展文書については、第１号ただし書の規定は適用しない。
(５) 当該文書等のうち、書留、配達証明、内容証明及び特別送達の特殊取扱郵便によるもの並びに現金、有価証券等が添付されているものを配布する場合においては、所管課の職員の確認を受けた後、配布するものとする。
（所管課での文書の収受）
第13条 文書主任は、総務課から配布を受けた文書等又は直接所管課において収受した文書等を次に掲げるところにより処理しなければならない。ただし、書籍、刊行物その他これらに類するものについては、この限りでない。
(１) 文書等は、直ちに開封し、当該文書の余白に所管課文書等収受印（別記第４号様式）を押印すること。
(２) 文書処理簿に件名、発信者名等を記入すること。ただし、軽易な文書については、文書処理簿への登載を省略することができる。
（配布文書の転送又は返付）
第14条 所管課長は、総務課から配布を受け、又は当該所管課において収受した文書等のうち、その所掌に属さないものがあるときは、次に掲げるところにより転送し、又は返付しなければならない。
(１) 所管課が明らかな文書等は、直ちに、当該所管課に転送するものとする。
(２) 文書等の所管課が明らかでないものは、直ちに、総務課に返付するものとする。
（勤務時間外に到達した文書等の収受等）
第15条 勤務時間外に到達した文書等は、日直の職員等が収受し、総務課に引き継ぐものとする。
第３章 文書の処理
（文書処理の原則）
第16条 所管課長は、当該文書に係る処理方針及び処理期限を示し、文書の迅速な処理を図るとともに、事案が完結に至るまでの文書処理の経過を明らかにしておかなければならない。
（文書の起案）
第17条 文書の起案は、法令その他別に定めがあるものを除き、起案用紙（別記第５号様式）を用いて行わなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案であって、所管課長が適当と認めるものについては、当該文書の余白又は帳票に処分案を記載し、処理することができる。
２ 前項ただし書の規定により文書の起案を行うときは、当該文書の余白に文書管理欄（別記第６号様式）を記載して処理しなければならない。ただし、文書管理欄に記載すべき事項について、その処理の方針が明確にされている場合は、この限りでない。
（供覧）
第18条 収受した文書で起案による処理を必要とせず、上司の閲覧に供すること（以下「供覧」という。）をもって足りるものは、当該文書の余白に供覧する旨を記載して処理することができる。
２ 前条第２項の規定は、前項の規定による文書の処理について準用する。
（起案の要領）
第19条 文書の起案は、次に掲げるところにより、簡明かつ平易に行わなければならない。
(１) 起案する文書（以下「起案文書」という。）には、全て件名を付し、起案年月日、起案者、起案理由、情報公開等に関する事項、関係する法令等の規定その他必要事項を記載し、かつ、関係書類を年月日順に一括して添付しなければならない。ただし、定例的又は軽易なものについては、これらを省略することができる。
(２) 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁年月日、施行年月日その他必要な事項を記載しなければならない。
（回議）
第20条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
２ 起案文書の記載事項を修正したときは、当該修正をした者は、その箇所に修正した旨の表示をしなければならない。
（合議）
第21条 起案の内容が他の部又は課の事務に関係がある場合には、当該起案文書を関係する部長又は課長に合議しなければならない。この場合において、同一の部内の他の課の事務に関係がある場合にあっては主務課長、他の部の事務に関係がある場合にあっては当該起案の内容に係る事務を所掌する部の部長又は主務課長の回議を経てから合議するものとする。
２ 前項の場合において、合議を受けた者が、合議された事案に対して異議があるときは、協議して調整するものとし、協議が整わないときは、その旨を付して決裁を受けなければならない。
（重要文書等の回議又は合議）
第22条 起案の内容が重要若しくは異例なもの、秘密の取扱いを要するもの又は至急の施行を要するものは、起案者又はその上位の職にある者が当該起案文書を持ち回って回議又は合議をしなければならない。
（文書主任の文書審査）
第23条 起案文書は、所管課の回議及び関係課の課長又は関係部の部長の回議又は合議を経た後、所管課の文書主任の文書審査を受けなければならない。ただし、定例的又は軽易なものは、この限りでない。
２ 文書主任の文書審査は、次に掲げる事項について行うものとする。
(１) 起案文書の形式、用語、用字の適否
(２) 法令等の規定の適用の適否
(３) その他起案文書を施行する上で必要と認められる事項
（総務課の文書審査等）
第24条 次に掲げる事案に係る起案文書は、所管課の回議及び関係課の課長又は関係部の部長の回議又は合議を経た後、総務課の文書審査を受けなければならない。
(１) 条例の案、規則の案、告示の案、公告の案及び訓令の案
(２) 議会の議案となるものの案
２ 前項の場合において、同項第１号に掲げる事案に係る起案文書が総務部長の回議又は合議を必要とするときは、総務部長の回議又は合議の前に総務課の文書審査を受けるものとする。
３ 所管課長は、第１項各号に掲げる事案に係る起案文書を決裁完了後、速やかに、総務課長に送付しなければならない。
４ 総務課長は、前項の規定による議会の議案となるものの案に係る起案文書の送付を受けたときは、議案整理簿（別記第７号様式）にその旨を記載し、管理しなければならない。
（修正又は廃案）
第25条 回議又は合議の過程で、重大な修正のあったとき、又は廃案になったときは、関係者にその旨を通知し、又は再び回議若しくは合議を行わなければならない。
（代決の表示）
第26条 回議又は合議の過程で代決した者は、その者の認印の左上に「代」の文字を記載しなければならない。
（秘密文書の表示）
第27条 秘密の取扱いを要する文書には、「秘」の文字を朱書きしなければならない。
第４章 文書の施行
（施行日）
第28条 文書の施行の日は、法令その他別に定めがあるものを除き、発送又は送達の日とする。
２ 前項の施行の日は、名宛人に到達させなければならない日を考慮して決定しなければならない。
（浄書及び照合）
第29条 決裁文書で浄書を必要とするものは、所管課において浄書するものとする。
２ 浄書した文書は、速やかに決裁文書と照合しなければならない。
（公印の押印等）
第30条 施行する文書（東金市公印規則（昭和32年東金市規則第４号）第12条の規定により公印の押印を省略する文書を除く。）には公印を押印し、必要に応じて決裁文書と契印しなければならない。
２ 前項に定めるもののほか、公印の使用については、東金市公印規則の定めるところによる。
（発送の手続）
第31条 文書の発送は、郵送を原則とし、所管課において行うものとする。ただし、所管課長が郵送によらないことが適当と認めるときは、この限りでない。
２ 郵送によるものは所定の封筒を使用し、封筒の表面に宛名、所管課名等必要な事項を記入し発送するものとする。また、速達、書留、親展、内容証明等特殊な取扱いを要するものは、それらの別を表示しなければならない。
３ 料金後納郵便の取扱いは、封筒の表面の所定の箇所に、料金後納郵便である旨の印を押印し、後納郵便差出票（別記第８号様式）に必要事項を記入して発送し、当該後納郵便差出票の控を総務課長に提出して行わなければならない。
４ 総務課長は、毎月ごとに料金後納郵便について各所管課の郵便料金を算出し、その旨を所管課長に通知しなければならない。
５ 郵便切手又は郵便葉書を使用した場合は、郵便切手受払簿（別記第９号様式）に必要な事項を記載しなければならない。
第５章 文書の保管及び保存
（文書の整理等）
第32条 文書は、常に系統的に分類して整理し、必要なときに、直ちに、取り出せるよう保管しておかなければならない。
２ 文書は、年度を単位として整理するものとする。ただし、例規令達文書、議会に関する文書その他のもので暦年によることが適当と総務課長が認める文書は、暦年により整理することができる。
（文書のウツシカエ、保管等）
第33条 保管文書は、所管課において整理し、ウツシカエし所定の場所に保管しなければならない。
２ 所管課長は、完結文書のうち年度を超えて使用する文書で使用頻度が特に高いものその他特別の事情があるものを必要と認める期間、当該年度に属するものとみなして取り扱うことができる。
３ 前２項に規定する文書は、フォルダーに挟みキャビネット又はファイルボックスに収納しておくものとする。ただし、キャビネット又はファイルボックスヘの収納に適さないものについては、他の保管用具に収納することができる。
（ファイル基準表の作成）
第34条 所管課長は、毎年度３月31日現在における当該年度に係る文書のファイル基準表（別記第10号様式）を作成しなければならない。
２ 所管課長は、前項の規定によりファイル基準表を作成したときは、その写しを総務課長に提出しなければならない。
（文書の保存期間）
第35条 文書の保存期間は、永年、10年、５年、３年及び１年とする。ただし、所管課長は、特に軽易な文書で保存する必要がないと認める文書については、随時的に廃棄することができる。
２ 文書の保存期間は、別表第２に定める保存期間の基準に基づき、所管課長がファイル基準表に記載して定めるものとする。ただし、所管課長が他の課の所管する文書と保存期間について均衡を図る必要があると認める文書については、総務課長及び関係する所管課長と協議して保存期間を定めるものとする。
（保存期間の起算）
第36条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算するものとする。ただし、暦年による文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の４月１日から起算するものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、出納整理期間内において施行する前年度に係る会計伝票類の文書の保存期間は、当該前年度に帰属する文書とみなして起算するものとする。
（文書のオキカエ）
第37条 所管課長は、毎年度４月末日までに、保存文書を保存期間別に個別フォルダー等を区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱（以下「保存箱」という。）に収納しなければならない。
２ 所管課長は、保存文書目録（別記第11号様式）を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。
３ 第１項の保存箱は、所定のものを用いるものとし、その表面に保存に係る総務課長が定める必要な事項を記載しなければならない。
（文書の引継ぎ）
第38条 所管課長は、毎年度において総務課長の指定する期日までに、前条第１項の規定により保存箱に収納した保存文書を総務課長に引き継がなければならない。
２ 前項の引継ぎの方法は、総務課長が別に定めるものとする。
（文書の保存）
第39条 総務課長は、所管課長から引継ぎを受けた保存文書を庁舎内の所定の場所において、適正に管理しなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、総務課長が必要と認めるときは、庁舎以外の場所で保存文書を管理することができる。
（保存文書の閲覧及び借覧）
第40条 保存文書を閲覧し、又は借覧しようとするときは、保存文書閲覧等整理簿（別記第12号様式）に必要な事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。
２ 保存文書の所管課以外の者が前項の閲覧又は借覧をしようとするときは、当該保存文書の所管課長の承認を受けなければならない。
（保存文書の廃棄）
第41条 総務課長は、保存期間の経過した保存文書を廃棄するものとする。ただし、総務課長は、保存文書の廃棄の適否について当該保存文書の所管課長に合議しなければならない。
２ 所管課長は、保管文書で保存期間の経過したものを廃棄するものとする。ただし、所管課長は、保管文書の廃棄の適否について総務課長に合議しなければならない。
３ 前２項の規定により文書を廃棄したときは、保存文書目録にその旨を記載しなければならない。
４ 文書の廃棄の方法は、溶解、焼却、裁断その他適当な方法により、これを行わなければならない。
（保存期間の延長等）
第42条 所管課長は、保存期間が経過した保存文書のうち更に保存期間を延長する必要があると認めるものについて、総務課長の承認を得て、当該保存文書の保存期間を延長することができる。
２ 総務課長と所管課長は、合議して適当と認めるときは、保存期間の経過した文書のうち、歴史的な価値があると認める文書を特別の管理の下に置くことができる。
第６章 補則
（補則）
第43条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附 則
（施行期日）
１ この訓令は、平成12年４月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令による改正後の東金市文書管理規程（以下「新規程」という。）の規定にかかわらず、改正前の東金市文書管理規程（以下「旧規程」という。）の規定に基づき作成された様式書類は、所要の調整をして使用することができる。
３ 新規程の施行の際現に旧規程の規定に基づき保有する文書の取扱いは、新規程の規定にかかわらず、従前の例による。ただし、当該文書について新規程の規定を適用することを妨げない。
附 則（平成13年３月30日訓令第５号）
この訓令は、平成13年４月１日から施行する。
附 則（平成14年３月13日訓令第３号）
この規則は、平成14年４月１日から施行する。
附 則（平成17年３月31日訓令第５号）
この訓令は、平成17年４月１日から施行する。
附 則（平成18年３月31日訓令第５号）
この訓令は、平成18年４月１日から施行する。
附 則（平成18年５月12日訓令第９号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附 則（平成18年９月15日訓令第15号）
この訓令は、平成18年９月16日から施行する。
附 則（平成19年４月１日訓令第10号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附 則（平成19年９月28日訓令第17号）
（施行期日）
１ この訓令は、平成19年10月１日から施行する。
（経過措置）
２ この訓令の施行前に、改正前の東金市文書管理規程の規定により調製した用紙は、この訓令の施行後においても、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附 則（平成20年４月１日訓令第２号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附 則（平成21年３月13日訓令第１号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附 則（平成21年３月31日訓令第５号）
この訓令は、平成21年４月１日から施行する。
附 則（平成26年３月31日訓令第２号）
この訓令は、平成26年４月１日から施行する。
附 則（平成28年３月31日訓令第７号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附 則（平成29年12月15日訓令第６号）
この訓令は、公示の日から施行する。
附 則（平成31年３月29日訓令第５号）
この訓令は、平成31年４月１日から施行する。
附 則（平成31年３月29日訓令第10号）
この訓令は、平成31年４月１日から施行する。
附 則（令和２年３月10日訓令第１号）
この訓令は、令和２年４月１日から施行する。
附 則（令和６年９月27日訓令第４号）
この訓令は、令和６年10月１日から施行する。
別表第１（第10条第５項）
部名等 | 課名 | 文書記号 |
企画政策部 | 企画課 | 東企企 |
地域振興課 | 東企地 | |
秘書広報課 | 東企秘 | |
医療センター推進課 | 東企医 | |
情報管理課 | 東企情 | |
総務部 | 総務課 | 東総総 |
財政課 | 東総財 | |
課税課 | 東総課 | |
収税課 | 東総収 | |
消防防災課 | 東総消 | |
市民福祉部 | 社会福祉課 | 東市社 |
高齢者支援課 | 東市高 | |
子育て支援課 | 東市子 | |
こども課 | 東市こ | |
市民課 | 東市市 | |
国保年金課 | 東市国 | |
健康増進課 | 東市健 | |
経済環境部 | 農政課 | 東経農 |
商工観光課 | 東経商 | |
環境保全課 | 東経環 | |
都市建設部 | 建設課 | 東都建 |
都市整備課 | 東都都 | |
下水対策課 | 東都下 | |
会計管理者の補助組織 | 会計課 | 東会 |
別表第２（第35条第２項）
保存期間の基準
保存期間 | 基準 |
永年 | １ 叙勲及び褒章に関する文書（企画政策部秘書広報課所管のものに限る。） |
２ 市の名称及び区域に関する文書 | |
３ 市行政の総合的な計画に関する文書 | |
４ 市行政の沿革に関する文書 | |
５ 市議会の議案及び議決通知に関する文書 | |
６ 条例、規則、公示、訓令その他将来の例証となるべき文書の制定、改廃及び解釈運用に関する文書 | |
７ 訴訟及び行政不服審査に関する文書 | |
８ 歳入歳出予算及び決算に関する文書（総務部財政課所管のものに限る。） | |
９ 市債及び市債償還に関する文書 | |
10 市有財産の取得、処分等に関する文書 | |
11 法令等に基づく統計資料 | |
12 庁内の会議及び附属機関の議事録等で特に将来の例証となる重要な文書 | |
13 附属機関等に係る諮問、答申等に関する文書で重要なもの | |
14 特別職の事務引継に関する文書 | |
15 行政委員会等の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書 | |
16 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書（総務部総務課所管のものに限る。） | |
17 恩給、年金、諸手当及び公務災害補償等の認定に関する文書 | |
18 工事に係る図書等で特に重要な文書 | |
19 文書のファイル基準表及び保存文書目録 | |
20 法律関係が10年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書 | |
21 法律関係が10年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書 | |
22 法律関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書 | |
23 その他10年を超えて保存する必要がある文書 | |
10年 | １ 市長表彰等に関する文書 |
２ 支出負担行為伝票等の出納証拠書類 | |
３ 請負、業務委託その他重要な契約書 | |
４ 市有財産の管理に関する文書 | |
５ 租税その他各種公課に関する文書 | |
６ 附属機関等に係る諮問、答申等に関する文書 | |
７ 法律関係が５年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書 | |
８ 法律関係が５年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書 | |
９ 法律関係が５年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書 | |
10 その他10年間保存する必要がある文書 | |
５年 | １ 叙勲及び褒章に関する文書（企画政策部秘書広報課所管以外のもの） |
２ 請願及び陳情に関する文書 | |
３ 重要な会議等に関する文書 | |
４ 管理職員の事務引継書 | |
５ 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書（総務部総務課所管以外のもの） | |
６ 会計年度任用職員の任用に関する文書 | |
７ 職員の給与、諸手当及び服務に関する文書 | |
８ 服務整理票及び時間外勤務命令簿等の人事記録に関する文書 | |
９ 職員の研修に関する文書（総務部総務課所管のものに限る。） | |
10 行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書 | |
11 法律関係が３年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書 | |
12 法律関係が３年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書 | |
13 法律関係が３年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書 | |
14 その他５年間保存する必要がある文書 | |
３年 | １ 歳入歳出予算及び決算に関する文書（総務部財政課所管以外のもの） |
２ 物品の購入その他軽易な契約書 | |
３ 監査、検査及び事務指導に関する文書 | |
４ 自動車運転日誌等の軽易な庁内管理に関する文書 | |
５ 復命に関する文書 | |
６ 文書の収発記録に関する文書 | |
７ 法律関係が１年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書 | |
８ 法律関係が１年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書 | |
９ 法律関係が１年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書 | |
10 その他３年間保有する必要がある文書 | |
１年 | １ 官報及び千葉県報（総務部総務課所管のものに限る。） |
２ 軽易な照会、回答、通知等の一般文書 | |
３ その他１年保存する必要がある文書 |
別記
第１号様式（第10条第４項）
第２号様式（第10条第６項）
第３号様式（第12条第２項）
第４号様式（第13条第１号）
第５号様式（第17条第１項）
第６号様式（第17条第２項）
第７号様式（第24条第４項）
第８号様式（第31条第３項）
第９号様式（第31条第５項）
第10号様式（第34条第１項）
第11号様式（第37条第２項）
第12号様式（第40条第１項）
